Überblick

Dokumenteingang

Erfassung der einzelnen Dokumente und Zuordnung zu den Verfahren
Dokumentauswahl und -erstellung

Vom aktuellen Schritt des Verfahrens abhängige Auswahl

eines Dokuments,
des Empfängers
und anschliessende Erstellung
 
 
Dokumente

Zu erstellende Schriftstücke eines Verfahrens werden basierend auf Dokumentvorlagen erstellt. Beim Erstellen eines Standard-Dokumentes wird das zum Schritt gehörige Dokument aus den vorhandenen Dokumentvorlagen ausgewählt. Bei einem außertourlichen Vorgang, kann die zugehörige Dokumentvorlage aus einer Liste von Dokumentvorlagen gewählt werden. Formatvorlagen sind nicht an Dokumente gebunden. D.h., wird eine Formatvorlage zu einem späteren Zeitpunkt geändert, wirkt sich das nicht auf bereits erstellte und abgelegte Dokumente aus. Formatvorlagen können auch immer wiederkehrende Texte enthalten, welche dann in das Dokument übernommen werden.

 
Ausdruck

Ist die Bearbeitung eines Dokumentes abgeschlossen und wurde es in der endgültigen Fassung ausgedruckt, wird es verriegelt. Die Verriegelung erfolgt durch einen definierten Vorgang, der in der Historienliste dokumentiert wird. Ab diesem Zeitpunkt kann das Dokument nur noch eingesehen aber nicht mehr verändert werden. Um es zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten zu können, muss es von einer autorisierten Person (z.B. Administrator) entriegelt werden. Dieser Vorgang wird ebenfalls in der Historienliste dokumentiert. Eine kurze Erläuterung ist für den Grund der Veränderung anzugeben.

 
Externe Dokumente

Von außen kommende Schriftstücke und Dokumente werden ähnlich wie im momentan existierenden Brieftagebuch verwaltet. Für jedes aufgenommene Dokument werden Dokumentdaten eingegeben, die aus Aktennummer, Kurzbeschreibung, Eingangsdatum und Absenderadresse bestehen. Das Verfahrensverfolgungssystem vergibt dann eine Systemidentifikationsnummer, anhand der das Dokument in Folge im System verwaltet wird.